Du har sikkert oplevet at komme fra et møde nogenlunde sådan her: Hovedet er fyldt med detaljer, idéer og beslutninger da du forlader lokalet og begiver dig til dit skrivebord. Der er ting der skal handles på, noget at sætte i værk og mennesker at kontakte.
Da du sætter dig på stolen og ser på skærmen får vanen dig imidlertid helt naturligt til at se hvad der mon er kommet af mails den sidste time. Alt fra mødet er straks skubbet til side og du er nu igen i reaktiv modus.
Mails er blevet en vane der er indbygget i en række situationer, præcist som rygning er det. Man skal have en smøg i en pause. Efter maden. Når der strækkes ben på terrassen. Til en kop kaffe. Efter sex og når musikken spiller højt. Mails har på samme måde infiltreret vores dagligdag, og mange tjekker nærmest konstant, uden plan og uden omtanke.
I bogen nævner jeg Gloria Marks studier der viser hvorledes folk der arbejder på kontor i gennemsnit tjekker mails ni gange i timen, eller hvert syvende minut. For den moderne vidensarbejder er dette muligvis den mest omfattende form for selv-sabotage overhovedet. Der er meget at hente ved at sætte ind her.
Når der kommer til e-mails så handler det i høj grad om du at kommer ud af den reaktive modus hvor du hele tiden danser til musikken fra indbakken. Husk på, at din To-Do skal være hvad der guider din dag, og e-mails kan derfor med fordel være en del af dette system.
Sluk for mailen og alle notifikationer, og vælg så at du vil læse e-mails på faste tidspunkter. Det kan være når du er færdig med en opgave, men aldrig midt i noget andet. Det kan være en fordel at du fra start beslutter et fast antal gange du sigter efter i løbet af en dag.
Det kunne være fire gange dagligt til at starte med. Beslut eksempelvis at du læser e-mails tidligt på formiddagen (men efter du har lavet din To Do), igen lige inden frokost, en time efter frokost og en halv time inden du skal hjem. Hvis du tænker, at nogen kommer til at vente længe på svar, så er det ikke helt rigtigt. Husk på, at det faktisk ikke er længere ventetid end hvis du sad i møde i to timer, og der går det jo fint.
Adskillige steder har man nu indført faste pauser i e-mailbrugen, hvilket har givet flere firmaer medieomtale. Logistikfirmaet PBD Worldwide holder e-mail-fri fredag hver uge, og hos IT-virksomheden ReliablePSD afsætter man onsdage til at få noget for hånden, og der læses og svares der kun mails i den først og den sidste arbejdstime. Grundlæggeren af firmaet udtaler til magasinet Fast Company hvordan det har øget både produktivitet og kreativitet.
Hos Graystone Industries har chefen fortalt at han holder helt fri fra e-mail om torsdagen. Han bruger i stedet dagen på at samle op på opgaver han ikke når mens han render fra møde til møde, og taler med kunder og leverandører ansigt til ansigt og i telefonen. Hermed frigiver han også tiden til de større og vigtige projekter, dem der virkeligt betyder noget.
Som han siger som sine e-mailfri torsdage:
”I de sidste 15 år er det aldrig sket at jeg har lænet mig tilbage og konstateret at jeg er ajour med det hele, så nu er det da tid til at starte et nyt projekt op. Uden denne dag hvor jeg kan se fremad, da ville jeg hænge fast i detaljerne i den daglige drift.”
Der er altid mere at lave, altid noget at rende efter. Hvis vi ikke får næsen ud af indbakken, så har vi nul tid til de ting der virkeligt kan flytte noget.
Så grib dine e-mails an på en ny måde. Planlæg faste tidspunkter, eller beslut et maksimalt antal gange du vil læse mails på en dag. Over tid kan du måske få det ned til kun to gange, særligt på de dage hvor du har noget krævede arbejde du skal producere. Selv lukker jeg helt for mailen når jeg skriver artikler, blogs og kapitler til bøger. Der bliver ikke åbnet før jeg er færdig med det jeg sidder med. Det kan altid vente.
Om forfatteren: Jon Kjær Nielsen (f.1977) er civilingeniør og har tidligere arbejdet med HR udvikling i finanssektoren. Han har siden 2006 været selvstændig med fokus på at skabe glade medarbejdere og bedre resultater gennem foredrag og kurser i arbejdsglæde, forandringer, ledelse og personlig effektivitet. Han har skrevet 3 bøger, senest 100 tips til arbejdsglæden og han udgiver den engelsksprogede podcast HappyWays. Læs mere om hans foredrag og kurser på sitet her. Tidligt i 2018 udkommer hans næste bog, om hvordan vi overlever den syndflod af e-mails mange af os rammes af dagligt. Nyt om bogen annonceres ud i nyhedsbrevet Målrettet Mandag.
Foredrag, workshops og kurser om arbejdsglæde, forandringer og personlig effektivitet har i snart to årtier givet erfaringer fra mere end 1200 organisationer, hver gang med fokus på at skabe konkrete forbedringer i hverdagen. Læs udtalelser under menupunktet Referencer.