Målrettet Mandag – ny emailserie med ugentlige produktivitetstips

Emailserien Målrettet Mandag er nu i luften. Serien er det seneste tiltag fra Jon.dk der sigter på at hjælpe danskerne med at have det godt på jobbet. Hver ugen deles et nyt tip til en effektiv hverdag, direkte i din indbakken. Læs mere her, og tilmeld dig (gratis).

80-20 reglen og hvordan du arbejder smartere

80/20 reglen, eller Pareto-princippet, er et af de stærkeste og mest fundamentale principper at forstå hvis du ønsker at være mere effektiv. Læs om baggrunden, få en stribe eksempler og benyt princippet i den egen hverdag.

Stress skyldes blandet andet for mange afbrydelser

Offline – kuren mod stress?

De hyldes for mange ting, vores mobiltelefoner, vores internetforbindelser, vores email og alle de andre digitale løsninger. Men er det fortjent? Har de moderne værktøjer virkeligt gjort os mere effektive, eller har de bare gjort os mere ineffektive, og vores stress værre?

Stresset som aldrig før

Bekæmp stress ved at lukke af for email og andre input

Konstant forstyrrelse – f.eks. fra din email – kan ødelægge din produktivitet og give stress

Der er ikke tal for danskernes effektivitet med og uden digitale værktøjer (det studie ville være svært at gennemføre), men vi har så rigeligt med tal for vores stress, og hvad det koster os. Problemet er desværre stigende, og her får du bare et par af målepunkterne for stress-tilstanden i Danmark:

  • 35.000 danskere er hver dag sygemeldt pga. stress.
  • Stress betyder 1.500.000 ekstra fraværsdage årligt.
  • 1400 danskere dør årligt at stress, et tal der kravler opad.
  • 500.000 føler sig udbrændte på jobbet, og et lignede antal kontakter egen læge pga. stress.

Det sidste tal lader vi lige stå et øjeblik. 500.000 – en halv million – er næsten en fjerdedel af arbejdsstyrken i Danmark. Hvad er det der foregår? Alle de moderne redskaber er jo opfundet til at gøre livet letter for os, så hvorfor bliver det ikke bedre?

For mange emails

Værktøjer der gør det lettere for dig at producere, de er en hjælp, ingen tvivl om det. Her bidrager email og mobiltelefoner med meget, og ingen kan i dag forestille sig at vi rullede tiden tilbage til starten af 1990’ene hvor alt stadig foregik via brev og fastnettelefon. Eller til 1970’erne, hvor der slet ikke var computere på bordene.

Værktøjerne er dog også en plage, og en kilde til stress. Med email har vi nemlig fået rodet mange ting sammen, og vi præsenteres nu for en hastigt voksende usorteret stak af sagsakter, projektdokumenter, spørgsmål fra kunder og kolleger, information fra ledelsen, møder og aftaler, officielle myndighedskommunikation samt småsnak og fis&ballade. Alt sammen uden orden, og med opdateringer hvert minut. For at udtrykke det kort: Vi får for mange emails.

Mangel på email regler ødelægger din effektivitet

For mange emails kan give stress og ødelægge din effektivitet

Et særligt problem ved email er når det forstyrrer os, og forhindrer os i at lave vores opgaver.

Email er et forholdsvis nyt redskab, og der er stadig ingen konventioner eller fælles regler for brugen. For at kunne overleve i en travl hverdag foreslår jeg derfor, at vi laver vores egne regler for brugen af email.

Det starter med at du begynder at være offline når du skal producere noget. Det kan synes banalt, men næsten alle jeg taler med, de indrømmer at deres emailprogram altid er åbent når de sidder ved computeren.  For mange gælder det også for deres facebook, også i arbejdstiden. Dette til trods for, at det konstant at modtage input er noget at det meste ødelæggende for vores personlige effektivitet.

Trin ét på vej mod større effektivitet er derfor, at du lukker af for input, og i stedet arbejder offline. Eller i hvert fald offline på den måde, at du ikke presenteres for andres input via email og andre medier mens du laver noget. Mere og mere arbejde foregår idag via computerprogrammer og internettet, og så må vi i sagens natur havde adgang til disse. Men vi er samtidigt nødt til at undgå at vi oversvømmes med notifikationer (“du har ulæst mail”) og skal tage stilling til ting der er irrelevante for det jeg laver lige nu.

Få steder har man forsøgt sig med email-fri dage, blandt andet hos embedsmændende i den brittiske regering (én dag i oktober 2013). Dette løser dog ikke det grundlæggende problem, og det øger kun den tid man er nødt til at bruge på mails bagefter, når “mørkelægningen” er løftet.

Bliv mere effektiv ved at starte i det små

Kort fortalt, så foreslår jeg at du begynder at anvende nogle regler i din tilgang til både email og andre støjkilder. Det starter med, at du beslutter at være offline når du faktisk skal producere noget, og et naturligt næste skridt kunne så være at afsætte faste tidspunkter du ordner mail på. Der er meget på spil her, for det handler om at generobre kontrollen med vores arbejdsliv, og holdes stress stangen. Måske man skulle opfinde en offline-pille…

Brug for mere hjælp? I mit nye videokursus “Personlig Effektivitet. Nå mere og bevar arbejdsglæden – uden at arbejde flere timer” får du 6 regler til bedre brug af email. Kurset bygger på flere års indsamling og afprøvning af metoder samt erfaringer fra en stribe foredrag. Kurset giver dig også en ny metode til at arbejde med To-Do-lister, holde dine vigtigste prioriteter for øje samt tips til at springe overspringshandlingerne over. Bestil i dag og kom igang med det samme.