To Do listen – din støttepædagog i en travl dag

Personlig effektivitet og Time Management kan man nørde med i det uendelige. Bunker af firmaer vil sælge software til at hjælpe dig, og arbejder du i en større virksomhed eller offentlig institution, så har I sikkert allerede noget fælles I bruger.

Jeg oplever dog at det er de enkle og næsten banale værktøjer der gør hele forskellen. Du har kun nuet at arbejde i, og det er idag du skal skabe resultater. I morgen har du så chancen igen.

Det vigtigste redskab overhovedet, når det kommer til at være mere effektiv, er derfor fokuseret på dagen idag. Det virker helt uden systemer.

To-Do listen – din hjælp til overblik

“Ægte generøsitet overfor fremtiden består i at give alt til nuet”

– Albert Camus

Det er i nuet realitererne rammer og gode intentioner bliver testet. Hvordan vi agerer i nuet afgør hvad vi opnår, eller ikke opnår. Time Management handler derfor om løbende at få det ud af nuet som vi ønsker, trods omvendenes og vore egne forsøg på at trække os i andre retninger.

Lad det være slået fast med det samme: Du vil blive distraheret i løbet af din dag. Hver dag og mange gange. To-do listen er måske det vigtigste redskab til at hjælpe dig med at finde tilbage til dine mål efter disse distraktioner. Det er super enkelt:

Hver morgen (alternativt hver aften, for den følgende dag) skal du besvare spørgsmålet hvad skal jeg lave idag? Svaret skriver du ned, så du ikke skal gå og bruge kræfter på at huske. Overskriften kan være den simple “To-do”, eller du kan bruge ugedagen, eller måske “Dagens plan”.

Der findes et hav af IT-redskaber der kan hjælpe dig, men selv fortrækker jeg pen og papir. Der er noget særligt tilfredsstillende ved de fysiske lister, og især det at kunne sætte et flueben eller strege noget over når opgaven er lavet er givende.

Nyttige retningslinjer til din To Do liste

Hellere flere små opgaver, end én samlet. Har du en opgave der tager én time, så se om den ikke kan deles op i to eller tre mindre bidder. Det giver mulighed for flere sejre i løbet af dagen, og opgaverne er nemmere at overskue.

Vær ikke for ambitiøs med mængden. Hav ikke mere på listen end til en halv dag. Det uundgåelige sker nemlig: Forstyrrelser, telefonen der ringer, kolleger der skal have hjælp, forespørgsler på email samt alle de gange du distraherer dig selv og mister fokus.

Hav ugens mål for øje når du vælger dages opgaver. Uanset om du har nedskrevne, langsigtede mål eller ej, så har du sikkert ting der gerne skulle laves i løbet af ugen. Hvad vil du gøre ved dem idag?

Se i kalenderen efter møder du skal deltage i. En otte timers arbejdsdag er ikke det samme som en otte timers arbejdsdag med to lange møder indlagt. Vær også opmærksom på om møderne kræver særlig forberedelse (som så også skal noteres på To-do listen).

Er der deadlines på opgaver i den kommende tid? En stor opgave der skal være færdig i næste uge kan kræve at du bruger tid idag.

Hav listen liggende fremme. Listen bør være synlig for dig. At tæmme nuet bliver derved en mere simple øvelse, hvor du kigger på din liste og spørger “hvad er der vigtigste jeg kan lave nu?”, hver gang du er færdig med noget andet.

Skriv ting på i løbet af dagen. Det vil helt sikkert ske, at du bruger tid på en opgave der ikke er med på listen, og den skal du notere straks efter. Så kan du nemlig hakke den af med det samme! En liste med mange flueben giver god samvittighed sidst på dagen, også selvom der er ting du ikke nåede. Du vil gerne udgå følelsen af, at du intet har nået, fordi andre ting end dem på listen har trukket i det. Synliggør resultaterne!

Ovenstående dækker det grundlæggende. Men To Do listen kan gøres til en superkraft hvis du tilføjer endnu et perspektiv.

Lav din éne ting

Hvis du kender lidt til 80/20 pricippet (jeg har skrevet denne artikel om det), så har du sikkert forstået, at alle opgaver ikke er skabt lige. I løbet af én arbejdsdag kan dine opgaver spænde fra små trivialiteter der ikke flytter noget som helst, til genialiteter og kraftanstrengelser der værd at skrive sagaer om.

Du har selv oplevet det: De dage hvor du scorer et af de helt store mål, eller løser et problem du har bokset med længe. Det er journalisten der skriver den prisvindende artikel, eller forskeren der får ideen der senere fører til Nobelprisen. Det er IT-medarbejderen der endeligt får opdateret serveren, så 30 medarbejdere sparer en halv time dagligt, og det er handymanden der endeligt får lavet automatikken i garageporten, så bilen ikke skal stå ude endnu en vinter. Selv de mindste ting kan have stor effekt.

Du kan ikke lave genialiteter og heltegerninger hele tiden, det har vi ikke kræfter og kreativ energi til. Men jeg vil æde min hat på at du kan kan lave mange flere end du gør i øjeblikket. Vær derfor på udgik efter ting der kan have en dramatisk effekt.

Opgaven er, at du om morgenen (når du laver din to-do!) spørger dig selv følgende: Hvad er én aktivitet der, hvis jeg lavede den godt, ville give en stor gevinst, eller bringe mig langt frem? Det kan være du kan løse et problem der giver daglige gener, eller tage kontakt til en person der kan hjælpe dig videre, så du sparer mange timers arbejde.

Et sted at kigge er på de ting du går og udsætter. Når vi udsætter ting vi ved vi burde lave, er det ikke nødvendigvis fordi de er kedelige eller vi ikke ved hvordan. Det kan også være fordi de fordi de er så vigtige, at vi ikke vil risikere at fejle, eller skuffe os selv. Så udsætter vi ubevist.

Der ligger således tusindvis af ufærdige bøger i skrivebordsskuffer og på harddiske rundt omkring, fordi forfatterspiren ikke tør finde ud af om hun har hvad der skal til for at gøre bogen færdig. For tænk nu hvis det går galt, eller ingen kan lide den…

Så hvad er det du er bange for? Eller ikke gider lave? Eller måske ikke ved hvordan? Hvis du er som os andre, så er der sikkert mange ting, men idag skal du bare lave én af dem.

Denne kompromisløse tilgang hjælper dig med at overkomme udskyldingerne. Så, uden at tænke på hvad der har holdt dig tilbage indtil nu, så spørg: Hvis jeg skulle lave én ting idag, som virkeligt ville rykke noget, hvad skulle det så være? Jeg vil vædde på at du kan finde noget. Dén opgave skal på din To-Do liste for idag. I morgen gør du så det samme.

Flere tip hver uge

Hver mandag morgen udgiver Jon.dk et nyt tip til en bedre uge, og du kan modtage dem på mail, helt gratis. Skriv dig op, og modtage Målrettet Mandag i indbakken. Du kan også følge Jon Kjær Nielsen på LinkedIn, hvor han giver tips og inspiration til arbejdslivet næsten dagligt.

ekspert i arbejdsglæde jon kjær nielsen

Om forfatteren: Jon Kjær Nielsen (f. 1977) er uddannet civilingeniør med speciale i organisationer og læring. Siden 2004 har han holdt knap 1000 foredrag, workshops og kurser (ultimo 2019 tal), og han er forfatter til 3 bøger med praktiske redskaber. I 2012 gav han en TEDx-tale om arbejdsglæde i London, og Jobindex har placerede ham på en top-10 over de bedste foredragsholdere i Danmark. Jon taler idag ved ca. 100 events om året, og er derudover tovholder i hans Mastermind for ledere der ønsker at skabe en bedre arbejdsplads.