80/20 reglen, eller Pareto-princippet, er et af de stærkeste og mest fundamentale principper at forstå hvis du ønsker at være mere effektiv. Du kan benytte nok så mange smarte fiks eller komplicerede systemer, men lige lidt hjælper det hvis du ofte bruger fem gange så lang til som du burde på opgaverne.
Hvis der er væg-til-væg tæppe hvor du sidder nu, så prøv at se om du kan observere slidmærkerne. Det er de brede spor i tæppet der er lidt mere beskidte, lidt mørkere, eller lidt blankere end resten.
Kan du se det? De områder opstår fordi tæppet ikke bliver jævnt belastet – størstedelen af de skridt der tages på tæppet foregår på de samme områder, eksempelvis foran døre. Dette er et eksempel på hvad der er blevet døbt Pareto-princippet.
Den Italienske økonom Vilfredo Pareto (1848—1923) har lagt navn til princippet, også kendt med det folkelige navn 80/20-reglen. Princippet ses overalt, f.eks. når du tager på arbejde: 80% af trafikken foregår på højst 20% af vejene (og altså typisk lige der hvor du kører…).
Mange selvstændige ved også, at 80% af deres fortjeneste skyldes 20% af kunderne. Sagsbehandlere oplever hvordan 80% af deres arbejde skyldes 20% af klienterne, og skolelæren kan se hvordan 80% af larmen i klassen kommer fra højst 20% af eleverne, ligesom det er højst 20% af forældrene der giver alt bøvlet på Skoleintra.
Pareto selv observerede, at 80% af de ærter han kunne høste i sin lille køkkenhave kom fra 20% af ærtebælgene. Han studerede egentligt indkomstfordeling i sit professionelle virke, og idag ser vi hvordan 80% af verdens samlede rigdom ejes af mindre end 20% af befolkningen. Faktisk er fordelingen meget mere skæv: I 2017 kom det frem, at kun 8 rigmænd nu ejede det samme som de fattigste 50% i verden!
Når der kommer til opgaveløsning, så betyder 80/20-reglen at der ikke er en direkte sammenhæng mellem indsats og resultat. Hovedparten af værdien af dit arbejde skabes i en lille del af arbejdstiden. Dette har vidtrækkende konsekvenser.
Ser vi på det over en hel uge, så vil det i mange jobs være sådan, at 80% af ugens reelle værdi blev skabt på seks til ti timer. Det er der hvor du tager afgørende beslutninger, lærer noget der ændrer din tilgang, afklarer en vigtig uoverensstemmelse med andre, lukker en vigtig ordre, løser et flaskehalsproblem, skaber en ny relation eller andet.
Eller det er de 20% af en normal og måske triviel opgave som faktisk indeholder værdien, hvor resten bare er fyld og pynt.
At lave en opgave perfekt, til 100%, det giver klart mening nogle gange. Ingeniørerne hos SpaceX gør deres bedste for at sikre, at en raketopsendelse går godt. Prisen for en fiasko er hundredvis af millioner, og blot én fejl kan udløse en katastrofal eksplosion.
Hos NASA var man også perfektionister, og det kostede en formue at sende rumfærgerne op. Alligevel mistede man to besætninger på 130 opsender. Nogle gange er perfekt ikke engang godt nok.
Men sådan er det ikke hos de flere af os, og de fleste opgaver kræver ikke 100% præcision. Der er næsten altid et punkt hvor det er godt nok, længe inden det er perfekt. Lad os tage et mere jordnært eksempel:
Pia skal være vært ved en nytårsmiddag, og hun har afsat hele dagen til at blive klar. Indkøbene er klaret, og hun har lavet en simpel To-Do liste for dagen, så hun ikke glemmer noget. Hun har også sorteret den, så der er en fornuftig rækkefølge i det, og hun regner med at gå igang fra toppen ved ni-tiden den formiddag. Listen ser således ud:
Pia er klar. Aftenen skal være perfekt. Klokken 6:30 den morgen ringer de så fra plejehjemmet hvor Pia arbejder. En omgang Roskildesyge har sendt tre medarbejdere til tælling, og Pia må tage en ekstravagt. Først klokken 15:30 er hun hjemme igen, og gæsterne kommer 17:30, så de kan nå en drink inden Nytårstatalen.
Hvad gør Pia her? Enhver der bare har lidt rutine med at have gæster til middag ved nærmest instinktivt hvor der skal sættes ind, og hvor der kan springes over.
Det giver naturligvis ingen mening at stå og pudse sølvtøjet, når stegen skulle have være sat i ovnen, og gæsterne vil helt sikkert sætte mere pris på sauce end blanke badeværelsesspejle. Pia bruger derfor to timer på madlavning og basal oprydning, hvorefter hun hopper i mad imens de første gæster dækker bord og laver velkomstdrinks til resten. Festforberedelserne nåede således et niveau af “godt nok”, og alle har forståelse for situationen. Festen er 100% god alligevel.
Min pointe er, at vores arbejdsdag i langt størtstedelen af tilfældene minder meget mere om Pias festforberedelser, end raketopsendelserne hos SpaceX.
I lyset af dette – samt det forhold at vi alle har alt for meget arbejde – der giver ingen mening at vi altid insisterer på at pudse sølvtøjet, når god mad var tilstrækkeligt. Her er det værd at tilføje, at de naturligvis også hos SpaceX spilder tid i møder på at tale om parkeringsforhold og manglende oprydning i køkkenet. Ingen kan lave tingene perfekte hele tiden.
De fleste jeg taler med siger dog, at de har meget svært ved selv at vurdere hvornår noget er “godt nok”. Det gælder især dem med tendens til perfektionisme, eller de der var 12-tals-elever i skolen. Vi vil så gerne gøre det godt, og vi er vores egen værste kritiker. Samtidigt vil vi gerne fremstå som kompetente i andres øjne.
Perfektionisme nytter bare ikke noget når vi er ved at drukne i arbejde. Løsningen er derfor at sikre at vi fokuseret på det væsentlige og bruger mindre tid på opgaverne, så vi stopper før det er perfekt. Så vil vi automatisk skære noget af det mindre vigtige “pynt” fra.
Lidt “bagsiden en serviet”-beregninger kan illustrere hvor meget der er at hente: Hvis du formår at stoppe når du er 80% i mål, og du således kun har brugt 20% af den indsats der er nødvendigt for at gøre det perfekt, så giver det mulighed for at du løser fire opgaver mere (også med 20% tidsforbrug), indenfor den tid det normalt ville lave af lave kun én. Altså én opgave der tager en uge, eller fem opgaver på én dag hver, alle til 80% kvalitet.
Det siges at godt begyndt er halv fuldendt, og 80/20-reglen forklarer hvorfor det faktisk er rigtigt. Mådes vi udnytter dette i vores hverdag er banalt, men alligevel svært for mange:
Du skal altså starte med det vigtige.
Hvis du arbejder med to-do lister (og hvis du ikke gør, så kom igang hurtigst muligt), så handler det om at du dagligt starter med den handling der vil give størst resultat. Måske er det en der gør at andre kan komme videre med at hjælpe dig. Måske det er en flaskehals der holder andre ting tilbage. Måske det er en genvej der vil spare kræfter andre steder. Måske det er den ene kunde der giver mest værdi. Uanset hvad du arbejder med, så fortæller 80/20 princippet, at en lille del af det betyder meget mere end resten. Start der.
Vil du have flere tips? Start ugen med en kort email i serien Målrettet Mandag og kom godt fra land med et nyt redskab, hver uge. Se billedet her ved siden af eller klik her.
Om forfatteren: Jon Kjær Nielsen (f.1977) er civilingeniør og har tidligere arbejdet med HR udvikling i finanssektoren. Han har siden 2006 været selvstændig med fokus på at skabe glade medarbejdere og bedre resultater gennem foredrag og kurser i arbejdsglæde, forandringer, ledelse og personlig effektivitet. Han har skrevet 3 bøger, senest 100 tips til arbejdsglæden og han udgiver den engelsksprogede podcast HappyWays. Læs mere om hans foredrag og kurser på sitet her.
Foredrag, workshops og kurser om arbejdsglæde, forandringer og personlig effektivitet har i snart to årtier givet erfaringer fra mere end 1200 organisationer, hver gang med fokus på at skabe konkrete forbedringer i hverdagen. Læs udtalelser under menupunktet Referencer.